• Cuiabá, 23 de Julho - 00:00:00

Proteção de dados na era da digitalização de documentos

A privacidade dos dados e a segurança cibernética são grandes preocupações para as organizações. Além das constantes ameaças de hackers, regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) atribuem ainda mais responsabilidade às empresas para adoção de medidas adequadas, que evitem o vazamento de informações.

Ao mesmo tempo, hoje não há mais espaço para o papel no mundo corporativo. Nestas condições, é crucial implementar soluções automatizadas e inteligentes para processar e arquivar documentos de forma segura. Neste contexto, a digitalização de documentos é passo importante para automatizar processos e alcançar a conformidade com as melhores práticas de segurança de dados.

A digitalização admite melhor controle dos documentos – onde eles são salvos, como podem ser acessados, quem pode visualizá-los e compartilhá-los. É claro que, as ameaças online sempre existirão, mas os arquivos digitais permitem que você personalize seus processos de segurança, nos mínimos detalhes.

Documentos físicos em papel são vulneráveis ??a perdas, danos e até furtos, tornando difícil a proteção dos dados contidos neles. Os arquivos digitais, em contrapartida, podem ser criptografados e protegidos por senha, garantindo a segurança das informações confidenciais. Isso é especialmente importante quando se trabalha com registos pessoais com que contêm dados sensíveis, tais como números de documentos ou demonstrações financeiras.

A digitalização também facilita o monitoramento, em tempo real, do acesso e das alterações nos arquivos, permitindo rastrear quem acessou as informações e quando, fornecendo uma trilha de auditoria que detecta qualquer atividade não autorizada. Desse modo, é possível identificar e responder rapidamente a potenciais ameaças.

Empresas que digitalizam seus documentos estão mais preparadas para se recuperar em casos de desastres inesperados, como inundações ou incêndios. Isso porque é muito mais fácil fazer backup e proteger documentos digitais em armazenamento seguro.

Diante da necessidade de proteção de dados do impacto da LGPD e das penalidades pelo não cumprimento, a adoção da digitalização de documentos torna-se indispensável. Além disso, é importante que as organizações se mantenham atualizadas com as melhores práticas na área.

A gestão de documentos será sempre um aspecto essencial de qualquer negócio e uma parte crítica da proteção de dados. A digitalização oferece a capacidade de aplicar melhor protocolos e práticas de segurança adequados em toda a organização.

 

Inon Neves é vice-presidente sênior da Access Latam.



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